Politique de confidentialité de Phenixity

Dernière mise à jour : 30 septembre 2026. Cette politique concerne le site phenixity.com, l’application app.phenixity.com et les échanges nécessaires à leur utilisation. Elle complète les conditions générales de vente et d’utilisation.

1. Qui traite vos données ?

ORBITEO, société par actions simplifiée, RCS Bordeaux 923 711 717, SIRET 923 711 717 00010, TVA FR72923711717, siège social : 9 rue Vauban, 33000 Bordeaux, édite Phenixity. Pour une question ou une demande relative à vos données : bonjour@phenixity.com, en indiquant « Données personnelles » dans l’objet. Vous pouvez également écrire au siège social.

ORBITEO est responsable des traitements de gestion des comptes, de relation commerciale, de facturation, de support, de sécurité et de fonctionnement du service. Pour les données qu’une organisation cliente confie à ses dossiers, ORBITEO agit comme sous-traitant : cette organisation reste responsable des finalités, des droits d’accès, des bases légales et de l’information de ses contacts.

2. Quelles données, pour quelles finalités ?

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires à la démarche concernée. Sans eux, la création du compte, la facturation ou le traitement demandé peuvent être impossibles. Les informations facultatives n’ont pas à être fournies. N’importez pas de données sensibles ou de pièces d’identité sans nécessité et sans autorisation appropriée.

3. Sources des données et personnes concernées

Les données proviennent de vous, des membres autorisés de votre organisation, des tiers qui vous les confient, des partenaires que vous connectez et des sources publiques ou fournisseurs de données utilisés pour une recherche immobilière. Les référentiels fonciers, cadastraux, énergétiques, urbanistiques et les annonces peuvent comporter des informations indirectement relatives à des personnes physiques.

Ces informations servent à documenter les biens et les opérations. Leur accessibilité publique ne rend pas libre tout usage de prospection. Les outils fonciers ne sont pas destinés à identifier nominativement un propriétaire. Les personnes concernées par une donnée provenant d’un tiers peuvent nous contacter pour connaître, lorsque disponible, sa source et exercer leurs droits.

4. IA, contrôle humain et partage des dossiers

Les traitements d’IA peuvent transmettre à Google Gemini ou à Mistral les instructions et les contenus nécessaires à la fonction lancée. Selon le traitement, il peut s’agir d’extraits ou du document complet, ainsi que du contexte utile du dossier. Les résultats sont enregistrés dans l’espace et accessibles selon les permissions. Un traitement peut être différé ou confié au fournisseur de secours configuré.

L’hébergement de l’application en France ne signifie pas que toutes les opérations d’IA ont lieu en France. Les durées et conditions de traitement propres à chaque fournisseur dépendent du service utilisé et de son cadre contractuel. Nous ne présentons pas les appels d’IA comme une absence totale de conservation chez les fournisseurs.

Les scores, simulations et suggestions accompagnent les décisions de l’utilisateur. Phenixity ne décide pas, à leur place, de l’octroi d’un crédit, d’un achat, d’une vente ou d’une autre décision produisant des effets juridiques sur une personne. L’utilisateur doit vérifier les résultats avant de les utiliser.

Les autres clients n’accèdent pas à votre espace. Les membres habilités, les destinataires d’invitations, de liens de partage ou d’exports peuvent accéder aux données que vous leur ouvrez. Vérifiez les destinataires et le périmètre avant tout partage. L’acceptation des CGVU ne constitue pas un consentement général à transmettre vos dossiers aux courtiers ou assureurs.

5. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles aux personnes habilitées d’ORBITEO, aux membres et destinataires autorisés par le Client, aux prestataires nécessaires aux fonctions utilisées et, lorsqu’une obligation légale l’impose, aux autorités compétentes. Les données personnelles ne sont pas vendues ni louées.

6. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains fournisseurs internationaux peuvent traiter des données ou y accéder depuis des pays hors EEE, notamment pour l’IA, les paiements, l’assistance technique et les services du site. La localisation du siège d’un fournisseur ou du centre de données principal ne suffit pas à exclure ces accès.

Ces transferts doivent être encadrés par un mécanisme applicable du chapitre V du RGPD : décision d’adéquation lorsqu’elle couvre le destinataire et le traitement, ou garanties appropriées telles que des clauses contractuelles types, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires. Les documents des fournisseurs ci-dessus décrivent leur cadre ; vous pouvez demander à ORBITEO des précisions sur les destinataires et garanties applicables à votre traitement à bonjour@phenixity.com.

7. Conservation, restitution et suppression

Les données ne sont pas conservées pour une durée identique quelle que soit leur finalité. Les critères ci-dessous distinguent l’espace de travail, les obligations de preuve et les traitements techniques.

• Compte et dossiers : pendant l’utilisation de l’espace et les opérations nécessaires à sa restitution ou à sa fermeture. Une fin d’essai ou de formule payante ne vaut pas demande de suppression. Le propriétaire peut demander la fermeture et l’effacement au support ; les données confiées sont restituées ou supprimées conformément à ses instructions et aux obligations légales.
• Factures et pièces comptables : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Les données nécessaires à une obligation fiscale, à une contestation ou à la preuve d’un contrat peuvent être conservées séparément pendant le délai légal applicable, avec accès restreint.
• Contacts commerciaux du site : trois ans à compter du dernier contact pertinent, sous réserve d’une opposition ou d’une autre base légale justifiant un traitement distinct.
• Support : pendant le traitement de la demande, puis pour les seuls besoins de suivi, de preuve et de défense d’un droit pendant le délai applicable au dossier. Les pièces sans utilité pour ces finalités doivent être supprimées.
• Historique PhenixIA et événements d’usage : une durée de douze mois est configurée pour la purge des conversations inactives et des événements d’usage concernés. Les analyses et résultats conservés dans les dossiers ne se confondent pas avec cet historique de conversation.
• Éléments écartés ou mis à la corbeille : les délais et avertissements du parcours concerné s’appliquent ; l’archivage, l’exclusion d’une annonce et la fermeture complète d’un compte sont des actions distinctes.
• Cookies : les durées et finalités disponibles figurent dans l’inventaire et le gestionnaire de consentement du site. Les cookies de session et de sécurité de l’application sont nécessaires à la connexion et à la protection des formulaires.

La suppression complète d’un espace est une opération vérifiée par le support : identité, périmètre partagé, fichiers, obligations légales et facturation sont contrôlés avant confirmation. Les éventuelles données conservées et leur justification sont indiquées au demandeur. Les sauvegardes résiduelles sont éliminées suivant leur cycle de rotation et ne doivent pas être réutilisées pour exploiter des données dont l’effacement a été confirmé.

8. Cookies et stockage du navigateur

Le site vitrine utilise un gestionnaire de consentement pour les traceurs non nécessaires, notamment de statistiques, contenus intégrés ou marketing. Vous pouvez refuser ou modifier vos choix depuis « Gérer le consentement ». Les traceurs strictement nécessaires à la sécurité, à la session ou à la mémorisation de votre choix ont un régime distinct.

L’application utilise des cookies de session, des protections de formulaires et du stockage local pour certaines préférences et la coordination de l’interface. L’acceptation des CGVU ne vaut pas consentement à des traceurs publicitaires ni à une newsletter. Le blocage des cookies nécessaires peut empêcher la connexion. Les mots de passe restent dans le formulaire ouvert en cas d’erreur de validation ; cette fonction ne les enregistre pas dans le stockage local du navigateur.

L’inventaire détaillé des cookies du site et les commandes de consentement figurent ci-dessous. Il concerne le site vitrine et ne doit pas être interprété comme la liste des données de tous les modules de l’application.

9. Sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles protègent les données : communications chiffrées, mots de passe hachés, contrôle des accès, cloisonnement des espaces, journalisation et sauvegardes. Le Client doit gérer ses habilitations, protéger ses identifiants et signaler rapidement un incident. Aucun système ne permet de promettre une sécurité absolue ; les incidents sont traités selon leur nature et les obligations applicables.

10. Vos droits

Selon la base légale et votre situation, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation et la portabilité de vos données, vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et retirer un consentement pour l’avenir. L’opposition à la prospection commerciale peut être exercée à tout moment. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Adressez votre demande à bonjour@phenixity.com ou au siège d’ORBITEO. Si les données sont gérées pour une organisation cliente, nous vous orientons vers elle ou l’assistons dans sa réponse. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée en cas de doute raisonnable ; une pièce d’identité n’est pas exigée systématiquement.

Une réponse est apportée dans un délai d’un mois, pouvant être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie ; vous êtes alors informé dans le premier mois. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

11. Mise à jour et contact

Cette politique évolue avec les services et les traitements. Les changements importants sont portés à votre connaissance par un moyen adapté. Une nouvelle finalité nécessitant votre consentement ne sera pas autorisée par la seule modification de cette page. Pour toute précision : bonjour@phenixity.com.

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